平時我們經(jīng)常使用Excel統(tǒng)計數(shù)據(jù)，如果統(tǒng)計的品類較多，在查詢統(tǒng)計結果時就需要在列表中進行費力地查找和排序。以下面的表格為例，如果要統(tǒng)計PVC-1產(chǎn)品銷售和，因為有多個部門銷售，求和就需要先對產(chǎn)品進行排序，然后再求和。重新排序后會破壞原來表格的排列，而且每查詢一個產(chǎn)品還需要重新排序、求和，操作起來十分不便。現(xiàn)在我們可以使用“數(shù)據(jù)驗證的下拉列表+統(tǒng)計求和”的方式解決這個問題，這樣只要在下拉列表選擇品類即可快速看到統(tǒng)計結果（圖1）。

圖1 下拉+統(tǒng)計示例

從示例圖表可以看到，這個組合主要是由“數(shù)據(jù)驗證”+“求和”組成，因此要實現(xiàn)這一效果，我們需根據(jù)原始數(shù)據(jù)將對應的類別整合在“數(shù)據(jù)有效性”下拉列表中，同時將對應數(shù)值的和統(tǒng)計出來。

首先設置數(shù)據(jù)有效性下拉列表，因為這里有多個部門銷售同一種產(chǎn)品（比如銷售一部和銷售二部都有銷售PVC-1）。為了方便進行篩選，先將表轉化為動態(tài)表格，全選表格內(nèi)容后，點擊“插入→表格”，切換到“表格工具→設計”，勾選其中的“標題行”、“鑲邊行”、“篩選按鈕”（圖2）。

圖2 轉換表格

接著復制D2:D25單元格中的內(nèi)容到M2:M25單元格，在M1單元格中輸入“序列”，選中M2:M25單元格中的內(nèi)容，點擊菜單欄的“數(shù)據(jù)→刪除重復項”，在打開的窗口中勾選“全選”和“數(shù)據(jù)包含標題”，點擊“確定”（圖3）。

圖3 刪除重復產(chǎn)品

經(jīng)過上面的操作后，重復產(chǎn)品的數(shù)據(jù)會自動刪除，只保留其中唯一的產(chǎn)品值，這些數(shù)值就可以作為數(shù)據(jù)有效性的序列數(shù)據(jù)了（圖4）。

圖4 保留唯一產(chǎn)品值

定位到J1單元格中輸入“選擇查詢產(chǎn)品”，K1單元格中輸入“銷售額”，接著定位到J2單元格，點擊菜單欄的“數(shù)據(jù)→數(shù)據(jù)驗證→設置”，在允許列表中選擇“序列”，在“來源”后面點擊數(shù)據(jù)源，接著選擇“M2:M6”數(shù)據(jù)（即上述去重后的序列數(shù)據(jù)），點擊“確定”完成設置（圖5）。

圖5 數(shù)據(jù)驗證設置

現(xiàn)在從J2單元格展開下拉列表中就可以依次選擇上述的產(chǎn)品內(nèi)容了。接下來就要在K2單元格中設置求和數(shù)值。求和借助SUMIF函數(shù)完成，定位到K2單元格中輸入公式“=SUMIF(表1[產(chǎn)品],J2,表1[金額])”，當我們在J2單元格的下拉列表中選擇產(chǎn)品時，在K2單元格中就會自動顯示對應的金額，如此一來查詢數(shù)據(jù)明顯方便了很多（圖6）。

圖6 求和函數(shù)設置

小提示：

上述公式中，“表1[產(chǎn)品]”參數(shù)表示的是求和的條件范圍是在“表1的產(chǎn)品字段列”，這里的“表1”是上述執(zhí)行“插入→表格”操作中動態(tài)表格默認的名稱（切換到“表格工具→設計→表名稱”，可以自定義設置）。參數(shù)“J2” 表示條件，求和的條件是在產(chǎn)品序列里J2顯示的指定產(chǎn)品（隨著下拉列表的選擇會動態(tài)進行變化，求和條件也同步進行變化）。參數(shù)“表1[金額]”求和范圍是“表1的產(chǎn)品金額列”，即在J2選擇產(chǎn)品后對H列對應產(chǎn)品的金額進行求和。

因為我們使用的是動態(tài)表格（求和條件和范圍是通過表格的字段來設置），完成上述設置后，以后如果需要添加數(shù)據(jù)，比如在A26:H26單元格中增加了PVC-6的銷售數(shù)據(jù)，那么K2單元格中的求和也會同步發(fā)生變化。

SUMIF是單條件的求和，如果是多條件的求和，我們還可以借助SUMIFS來完成。假設現(xiàn)在需要同時查詢部門和指定產(chǎn)品的銷售數(shù)據(jù)和，如查詢銷售一部的PVC-1銷售數(shù)據(jù)。同上在I1單元格中輸入“部門查詢”，在I2單元格中再設置一個數(shù)據(jù)有效性驗證序列（序列的內(nèi)容為銷售一部到銷售三部）。定位到K2單元格輸入函數(shù)“=SUMIFS(表1[金額],表1[部門],I2,表1[產(chǎn)品],J2)”，即可同時對部門和產(chǎn)品兩個條件進行查詢（圖7）。

圖7 多條件求和查詢

小提示：

參數(shù)“表1[金額]”表示“求和的范圍”是表1[金額]字段下的數(shù)值，參數(shù)“表1[部門]”表示條件的范圍是[部門]字段，參數(shù)“I2”表示求和的條件是單元格顯示的具體部門，參數(shù)“表1[產(chǎn)品],J2”則分別對應范圍是[產(chǎn)品]字段，求和條件是“J2”顯示的產(chǎn)品名稱。如果有多個條件，繼續(xù)添加“條件范圍”、“條件”參數(shù)即可，比如可以添加“表1[訂單ID],N2”，增加產(chǎn)品對應的訂單ID的查詢。

如果部門和產(chǎn)品很多，可以進入“數(shù)據(jù)→數(shù)據(jù)驗證→設置”，在允許列表中選擇“任意數(shù)值”，這樣只要在I2和K2單元格中自行輸入部門和產(chǎn)品數(shù)值即可進行查詢。如果統(tǒng)計的報表很多，我們可以新建一個工作表專門用于查詢，同上在每個原來有數(shù)據(jù)的工作表中插入動態(tài)表，比如在Sheet2中插入“表2”，依此類推。那么只要在“查詢表”中的C3單元格中輸入公式“=SUMIFS(表2[金額],表2[部門],A3,表2[產(chǎn)品],B3)”（需要查詢哪張表格數(shù)據(jù)，這里就將表名稱和字段修改為對應的名稱即可），就可以在一張專用表中非常方便地查詢其他工作表的所有數(shù)據(jù)了（圖8）。

圖8 專門查詢表